For å få fart på saksbehandlingen, er det viktig å ha en god struktur. Å sette klare mål og tidsfrister for en sak er viktig, slik at du hele tiden har kontroll på progresjon i saken. Dette vil hjelpe deg med å holde fokus og unngå distraksjoner. I tråd med teknologisk utvikling har digital saksbehandling blitt vanlig praksis. Bruk et saksbehandlingssystem som lar deg tildele og administrere oppgaver, samt å koble alle kommunikasjonskanaler til en plattform. Lime Helpdesk vil være et godt valg til dette formålet.
Hva er saksbehandling?
Saksbehandling er prosessen med å behandle en sak fra start til slutt. Dette inkluderer å samle inn informasjon, vurdere det og deretter ta en avgjørelse basert på denne informasjonen. Som typiske eksempler fra organisasjonslivet kan forsikringssaker, sosiale stønadssaker, samt klage- og reklamasjonssaker trekkes frem. For å underbygge en effektiv saksbehandling bør du prøve å automatisere prosessene, slik at du ikke trenger å bruke tid på manuelle oppgaver. Automatisering kan spare deg for mye tid og energi, slik at du kan fokusere på viktige oppgaver. Å benytte et saksbehandlingssystem er derfor nøkkelen til god saksbehandling.
Kortere vei til et effektivt resultat
For å saksbehandle raskt og effektivt, må du først identifisere hvilke oppgaver som trenger å bli gjort. Dette kan være alt fra å lese innkommende dokumenter til å utføre forskning eller kontakte andre personer. Når du har identifisert disse oppgavene, bør du deretter organisere dem i en liste. Dette vil hjelpe deg med å holde oversikt over hva som skal gjøres og når det skal gjøres. Sett så av tid til å jobbe med oppgavene på listen, og hold deg til oppsatt tidsplan. Du kan også dele opp store oppgaver i mindre deler, slik at de er lettere å administrere og fullføre. Endelig bør du alltid sørge for at alle dokumentene dine er organisert lett tilgjengelige, slik at du ikke bruker unødvendig tid på å lete etter dem.
God kommunikasjon – grunnlaget for vellykket saksbehandling
God kommunikasjon er grunnlaget for vellykket saksbehandling. Dette betyr å ha en god dialog mellom alle involverte parter. Lytt til kollegaer og klienter sine synspunkter og meninger, hold dem oppdatert om fremdriften i prosessen. Det er spesielt viktig at klienten/kunden vet hva som skjer, når det skjer og hvorfor det skjer. Sørg for å velge et saksbehandlingssystem som lar kundene kontakte deg fra sin foretrukne kanal. Deretter er det viktig at systemet samler all form kommunikasjon og alle dokumenter på et sted. Lime Helpdesk vil her væ
